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Normas para el uso correcto del correo electrónico

Normas para el uso correcto del correo electrónico

El correo electrónico es uno de los sistemas de comunicación más habitual en el entorno laboral. Y aunque se desarrolle en el mundo online, hay que tener en cuenta que, como en todas las comunicaciones, tiene una serie de reglas y normas sociales, que muchas veces se olvidan.

En Internet, en muchas ocasiones se descuida el lenguaje, se cometen faltas de ortografía, se abrevian palabras… pero en el entorno laboral deben evitarse esos errores, y tratar de respetar la netiqueta (la etiqueta en Internet). A continuación se señalan una serie de aspectos que deben cuidarse para enviar un correo electrónico laboral correcto:

1. Evitar las mayúsculas

En Internet las mayúsculas equivalen a un grito, y puede resultar ofensivas para quién recibe el correo. Por lo tanto, hay que evitar su uso, especialmente en el asunto del email, aunque se quiera llamar la atención sobre algo.

2. Asunto

La información principal debe estar incluida en el asunto del correo, para evitar que el receptor pierda el tiempo.

3. Faltas de ortografía

En el contexto laboral, las faltas ortográficas están mal vistas. Hay que releer y repasar el correo antes de enviarlo, y utilizar un corrector de texto si es necesario.

4. Sencillez

Hay que evitar el exceso de adornos. Los colores, los gráficos… todo lo que no sea imprescindible hay que quitarlo, para que el email no quede confuso.

5. Archivos adjuntos

Cuando un email lleva un archivo adjunto hay que comprobar que, efectivamente, se ha adjuntado el archivo.

6. Evitar los emoticonos

El uso de emoticonos puede resultar infantil y poco serio en el entorno laboral. Lo mismo pasa con los GIFS o los vídeos.

7. Amabilidad

Ser amable nunca está de más. Decir «por favor» y «gracias» siempre está bien valorado. Asimismo, hay que usar una despedida adecuada, y evitar fórmulas demasiado informales («Besitossss» solo es válido entre amigos).

8. Cuenta seria

Tanto la cuenta de correo como la firma del mismo deben ser serios. Incluir tu nombre completo al final de los correos electrónicos es una simple cortesía elemental hacia tu interlocutor. Necesitamos saber con quién estamos hablando, la firma no debe incluir dibujos, emoticonos ni otros elementos que desvíen la atención y den imagen poco profesional.

9. Exclamaciones

Varias signos de exclamación o interrogación, negritas, puntos suspensivos… abusar de las exclamaciones solo sirve para ensuciar el texto. Solo deben usarse cuando la redacción lo requiera, y siempre respetando sus reglas ortográficas.

10. Responder a todos y utilización de CC (copia)

Elegir correctamente los destinatarios del mensaje es casi tan importante como el texto. Cada día un trabajador puede recibir decenas de emails, por lo que hay que evitar incluir a la gente en correos en los que no sea necesario. Lo mismo pasa con la opción «responder a todos», que puede llegar a causar problemas. Se debe utilizar la opción de CC: para notificar a su jefe el envío del email y que conozca su contenido (en caso de ser necesario).

11. Mantén las respuestas automáticas al mínimo

Por último, no configures una respuesta automática que diga algo como «He recibido tu correo y te responderé tan pronto como pueda». En 2018, los correos no se evaporan en el trayecto. La mayoría llega a su destino final, sabemos que nos responderás cuando puedas: sería muy raro si nos respondieras cuando no puedas. Las respuestas automáticas son para casos excepcionales, por ejemplo si te vas de vacaciones o te vas a ausentar varios días. De resto, sólo sirven para confirmarle a los spammers que tu cuenta de correo existe y funciona.

12. Utilización de un cliente de correo electrónico

Un cliente de correo electrónico es un software que gestiona tu email, su principal ventaja es que puedes acceder a tus correos de manera offline, ya que este los descarga para tu estación de trabajo, algunos de los más populares son: Outlook, Mozilla Thunderbird entre otros.

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Eddy Ramirez Piña

Graduado de técnico en Informática, actualmente estudiante de la Universidad de Sancti Spiritus en la carrera de Licenciatura en Informática , posee años de experiencia en el sector de la Informática y las Comunicaciones, participó como Delegado a la XVII Convención y Feria Internacional Informática 2018.

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